Helaas: Poldercon mei ’23 wordt Poldercon januari ’24

Het is met tegenzin, maar toch: we schuiven op. Vlucht vertraagd. Tweede piloot nog niet gearriveerd. Poldercon 23 gaat niet door maar achter de schermen gaan we werken om Poldercon over 9 maanden alsnog succesvol op te laten stijgen.

Het probleem is als volgt. De organisatie rustte op (nog maar) drie vrijwilligers. Boekingen via webmaster Jurjen, financiën en mails via penningmeester Michel, geregel op de speelvloer door vloermeester Koen. Krap aan, maar het ging. En we kenden elkaar, dus als de ene vrijwilliger niet kon, dan kon de ander wel inspringen.

De penningmeester kreeg een andere baan en had vanaf december onvoldoende gelegenheid om nog langer mee te organiseren. Toen werd het kritisch en dacht ik dat we het wel rond zouden krijgen door de website in een paar maanden tot een robotboekingssite om te bouwen ‘zodat je geen penningmeester meer nodig hebt’. Effectief betekende dit dat ik nu en het websitebeheer moest doen en de contacten met spelleiders en geïnteresseerde spelers. We schoven de datum op van februari naar mei.

Ondertussen heb ikzelf ook een andere baan gekregen. Koen is geen ICT-er (ik trouwens ook eigenlijk niet). Het ombouwen van de website is dus ingewikkelder dan ik hoopte en kost me meer tijd dan ik wilde. Antwoorden op mails bleven achter. Ik vond wel weer nieuwe mensen die willen helpen, maar eigenlijk moet je dan een overdracht organiseren (lastig, last minute), en nieuwe werkafspraken maken en af en toe een biertje met elkaar drinken. Zorgen dat alles op rolletjes loopt. Het is namelijk wel een evenement met 120 bezoekers, de besten, de leuksten en de aardigsten van alle Nederlandse wargamers, waarvoor je voor veel geld een ruimte afhuurt.

Conclusie, nu alles zoveel stroever gaat dan vorig jaar: het is te veel. Het is te veel voor nu en voor mij en het is een te groot risico op een miskleun. Als er veel minder mensen komen dan andere jaren, of als het gammel is georganiseerd, of als op de dag zelf de tafelverdeling niet loopt of de financiën niet goed zijn geregeld, dan is niemand blij.

Dus ik heb na overleg met Koen en met instemming van de beoogde nieuwe mede-organisatoren besloten om het evenement met negen maanden te verschuiven naar januari 2024. Ik hoopte afgelopen december dat met wat opschuiven niemand teleur te stellen, ‘want beter een half ei dan een lege dop‘. Foute beslissing. Ik weet zeker dat ik mensen teleurstel en ik baal er zelf ook van dat ik nu moet berichten dat het alsnog volgende maand niet doorgaat. Ik bied mijn excuses aan alle spelers en spelleiders aan die zich op P23 verheugd hadden.

Maar ik hoop zo veel grotere teleurstellingen te voorkomen. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald. Als we als samenwerkende Hollandse wargamers een stevig (groter) organisatieteam kunnen formeren dan komt de beurs goed van de grond, dan zijn de taken verdeeld, de financiën geregeld en dan weet ik zeker dat Poldercon next edition een groter succes zal worden dan de dan ongetwijfeld nog weer nieuwere editie van Warhammer 40k!

Tot ziens dus in januari 24! De spelleiders die zich al hadden aangemeld zullen we bij de daadwerkelijke voorbereiding van de volgende editie opnieuw aanschrijven om te zien of ze beschikbaar zijn.

Jurjen